在数字化时代，档案管理的现代化转型已成为提升管理效率、保障信息安全、促进信息共享的重要手段。档案数字化业务作为这一转型的核心环节，通过将传统的纸质档案转化为电子数据，实现了档案的高效存储、快速检索和安全共享。

　　一、档案数字化业务前期

　　1.明确目标与范围

　　首先，需要清晰界定档案数字化的目标，是为了实现便捷的快速检索调阅，还是侧重于长期安全保存，亦或是提升信息共享程度?只有目标明确，才能精准确定需要数字化的档案范围。比如，在经费紧张的情况下，对利用率高、保存价值长远的档案进行数字化，便于管理和利用。

　　2.制定合理计划

　　时间安排上，要充分考量档案资源的数量、人员配备、设备性能等因素。以10万页档案数字化为例，若配备2名扫描人员，且每人每天能扫描 1000 页，大致的扫描时间便能估算出来。再加上前期准备、中期图像处理、后期质检等环节就能制定出详细的项目时间表。同时，预算也要精打细算，涵盖设备采购(扫描仪、计算机等)、软件使用(档案管理软件、图像处理软件)、人员培训、场地租赁等各项费用。

　　3.组建专业团队

　　(1)档案管理人员负责把控档案分类、整理规范，确保数字化后的档案符合专业要求;

　　(2)技术人员保障设备与软件正常运行，解决可能出现的技术难题;

　　(3)扫描人员熟练掌握扫描设备操作，保证扫描质量;

　　(4)质检人员对数字化成果严格把关。

　　团队组建后，针对档案数字化流程、操作规范、质量标准等方面开展全面培训，提升团队整体专业水平。

　　二、档案整理

　　1.档案收集

　　档案收集是数字化工作的开端，要建立“三合一”制度，按照归档范围做好文件材料的收集工作，做到应收尽收。

　　开展档案收集工作时，要全面梳理单位内部各科室部门的档案产生情况，建立常态化的档案移交机制。既要收集正式的“红头文件”，又要检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。不论“红头文件”还是“白头文件”都是本单位工作过程中形成的文件材料，均属于立档单位应收集的范围。

　　2.档案鉴定

　　按照保管期限表，对档案的价值进行鉴定。保管期限表是鉴定工作的核心依据。判断文件材料价值的过程，就是将文件材料的各项特性与保管期限表中的具体条款进行细致比对。鉴定时应遵循“就高不就低”原则，确保重要文件材料归档，不遗失。

　　3.分类与排序

　　按照档案分类方案，依据档案的类别、年度、期限等分类方式对档案进行分类，从而系统整理。

　　4.拆除装订物与修复

　　对归档的文件材料，去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，拆除装订物时，避免损伤档案。同时，仔细检查档案，字迹模糊或易退变的，应予复制，对破损、残缺部分进行修复。

　　三、档案扫描

　　1.扫描参数设置

　　根据档案材质与特点，精准设置扫描参数。一般来说，普通纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，以保证文字、图像清晰可辨。对于有特殊要求的档案，如高清照片档案，分辨率可能需提高到600dpi甚至更高。

　　2.扫描操作要点

　　扫描过程中，务必保持档案平整、清洁，避免产生阴影、反光影响图像质量。扫描大幅面图纸时，要使用专门的大幅面扫描仪，并确保图纸在扫描台上平整铺开。对于易损坏的档案，可采用非接触式扫描方式，如对脆弱的古籍善本，使用高拍仪扫描，减少对档案的物理接触。

　　3.图像处理

　　扫描后的图像往往需进一步处理。裁剪多余白边，将图像旋转至端正方向，去除图像中的噪点，调整亮度、对比度，让图像更清晰、美观。对于字迹模糊的图像，可运用图像增强算法处理，提高文字识别率。同时，针对图像中的歪斜问题进行纠偏，保证图像规范性。

　　4.图像存储

　　图像存储格式方面，常用 JPEG、TIFF 等。JPEG 格式文件相对较小，便于存储与传输;TIFF 格式则能更好保留图像细节，适合对图像质量要求高的档案。

　　在存储路径规划方面，建立清晰合理的目录结构至关重要。可以依据档案类别、年度、期限等维度构建多层级文件夹，如先按档案类别创建主文件夹，再在主文件夹内按年度细分，年度文件夹下再按期限归类，确保图像存储有序，便于后续快速查找调用。

　　四、档案扫描后的数据存储

　　1.存储方式选择

　　将数字化后的档案存储在可靠的存储设备中，如大容量硬盘、专业的磁盘阵列。对于重要单位的核心档案数据，可考虑多种存储方式结合，如磁盘阵列与磁带机、备份一体机互为备份，提高数据存储的安全性与可靠性。

　　2.定期数据备份

　　制定严格的数据备份策略，定期对档案数据进行备份。备份频率可根据数据重要性和更新频率确定，定期进行增量备份和全量备份。同时，将备份数据存储在不同地理位置，防止因本地灾害等原因导致数据丢失。