在数字经济蓬勃发展的今天，档案作为记录社会活动的原始凭证与知识载体，正经历从 “实体保管” 到 “数据利用” 的深刻变革。数字化档案利用以其高效性、共享性和创新性，成为激活档案价值的核心引擎，不仅重构了档案管理的传统模式，更在政务服务、商业决策、文化传承等领域展现出巨大潜力。

　　数字化档案利用的重要作用和意义：

　　(一)缓解工作压力，提高工作效率。运用信息化技术开发利用档案信息资源，能够减轻档案管理的工作强度，在传统档案管理中，管理人员往往都是通过人工进行档案的收集和管理，工作内容繁杂，工作压力大，在工作的过程中，投入了大量的时间和精力，工作的效果却差强人意。引入信息技术管理之后，能够自动化、信息化、实时化、网络化的管理档案信息，信息数据在录入之后，能够在以后的工作中直接使用，达到了档案数据的共享，减轻了管理人员的工作压力，从而提高了工作效率。

　　(二)查询信息便捷。在以往的档案管理中，对信息的查询和提取只能通过传统的查询方式，管理人员要在目录里面找到所需要的档案信息的编号，然后根据记录的内容到档案库里面去提取档案，在当中寻找需要的信息。实行信息化的管理之后，管理人员能够从网络设备上查询信息，在查询过程中输入需求信息的关键字，就会显示出所有符合需要的信息，促进了档案信息的利用率，让档案信息资源能够更好的服务于信息的利用者。

　　(三)完善了档案信息的查阅、借阅流程。在之前的档案管理工作中，由于对档案的管理都是通过人力管理，导致经常有借阅逾期不还、查阅费时费力的情况出现。在实现信息化管理之后，档案信息的查阅可以通过计算机直接查阅关键信息，操作速度快，对于借阅即将逾期的资料能够自动化生成需催还的记录，提醒借阅者按时归还，信息化管理的应用完善了档案信息的查阅、借阅流程。

　　如何进一步促进数字化档案的利用工作呢?

　　(一)加强对工作人员的培养。在信息化的背景下，档案信息的管理面临着新的考验，想要有效的开发利用档案信息资源，首先就要提高档案人员的素质。在当今的档案管理工作中，需要工作人员具有专业的知识和顺应时代发展的管理能力。档案工作人员要在掌握档案管理的专业知识的同时掌握档案信息管理所需要的信息技术。因此档案馆及相关部门要定期对档案工作人员进行培训，在培训会上讲解新的管理模式和管理手段，传授相关思想观念和工作理念，帮助工作人员更新工作观念，保证工作人员能够及时学习符合国家对档案管理相关方面的政策和方针，做到与时俱进，确保每一位档案工作人员都具备专业的知识和信息技术，提高档案工作人员的素质，为档案信息资源的开发和利用提供必要的前提条件。

　　(二)转变管理理念，正确认识档案信息化管理。档案工作人员要转变管理理念，明确推进档案信息化管理的意义和作用，只有正确认识档案信息化管理，工作人员才能在工作中重视对信息化管理的应用。工作人员要认识到他们的工作职责不仅仅是对档案的采集、管理和保存，同时也要提高档案信息资源的利用率，推进档案信息资源的开发，用最快最高的工作效率服务档案利用者。在工作过程中，要把档案的利用率当作是衡量自身工作效果的重要指标，积极学习科学合理的管理技术和管理手段，与各个部门紧密合作，落实并推进档案信息化的利用与开发。

　　(三)完善档案工作人员的结构。对于档案工作中工作人员对信息技术陌生的现象，档案部门需要及时引进高科技人员，高科技人员的引入能够带来先进的计算机管理技术和专业知识，加速推进档案的信息化管理。同时，新职员的先进思想和开放性思想能够带动档案管理工作中的落后观念和思想，通过高科技人员对档案工作者的培训，加强档案工作人员的整体水平和素质，完善档案工作人员的结构，促进信息化管理的应用。