在数字化时代，档案管理的现代化转型已成为提升治理能力和服务水平的关键。太原市作为山西省的省会城市，近年来在档案数字化领域积极探索，通过引入先进的数字化扫描技术，推动了档案管理的高效化、智能化和信息化。太原市的档案数字化建设不仅提升了档案管理的效率和安全性，还为档案信息的长期保存和安全共享提供了有力保障。

　　太原数字化档案建设的必要性：

　　1、档案数字化，可改善档案管理工作。只有实现档案数字化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。

　　2、形势发展的需求。现在是信息化的时代，数字档案机构是数字化信息服务的重要组成部分，其一，档案机构是保管和提供利用档案信息的职能部门，是最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就不能体现档案的服务价值。其二，档案载体的更新换代迫切要求档案机构数字化。档案由原始的甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质，发展了几千年，记录下了中华文明和世界文明史。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案机构提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案机构的数字化。目前，档案机构的档案保管、利用与形势的发展要求不相应，仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用水平上，使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用，甚至绝大部分电子档案已经被清洗、丢失。这是一个极其重大的损失和无可挽回的错误。

　　3、社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确;社会广大公众对档案信息需要量不断增加，希望查阅信息更为方便，这都迫使档案机构这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案机构的馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。

　　太原数字化档案建设的具体步骤包括：

　　1、建立档案数据库。第一步，输入文件级目录。第二步，采用扫描仪、数码相机等设备，实现原文件信息数字化。

　　2、建立档案机构(馆)网站，并联网实施资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息查阅，政策法规查询、举办网上展览，展示本地两个文明建设的成果;建立网上现行文件查阅中心提供全文查询，逐步实现政务公开，营造有利于经济建设和社会发展的良好环境。

　　3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，一般只移交纸质档案和纸质文件目录，现在要求实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套，异地保存，并随纸质文件一并移交档案机构。这样既推进了机关档案室的电子化进程，又节省了档案机构建立数据库的工作量。

　　4、加大档案管理软件推广力度。电子文件是包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。对此，要高度重视，采取积极的措施予以解决。印发电子目录数据库结构与交换格式，对案卷级和文件级目录数据库结构的字段名称、类型、长度作出了规定，规范软件和数据格式，确保数据库的准确性和有效性。

　　最后，太原市的档案数字化建设在提升档案管理效率、保障信息安全、促进信息共享方面取得了显著成效。通过科学规划、系统推进、技术应用、硬件保障和人才培养等多方面的努力，太原市在档案数字化领域取得了重要进展。未来，太原市将继续推进档案管理现代化，通过智能化、自动化、大数据分析等技术手段，进一步提升档案馆的综合服务能力，为社会公众提供更加优质、高效的档案服务。