随着信息技术水平的迅速提升，档案数字化在全国各地的应用越来越广泛，对于档案数字化外包服务的需求也不断增加，专业化的档案数字化外包公司陆续出现。

　　档案数字化外包的主要内容：

　　第一，选择合适的扫描设备。为了确保文书档案扫描质量和效率，来根据档案的数量和类型，选用适合的扫描设备，同时，确保扫描设备能够生成高质量、易于阅读的图像。明确分类和整理档案。开始扫描之前，对纸质档案进行整理、分类和编号，便于后续的扫描工作以及更好地组织和管理。

　　第二，扫描操作流程标准化。制定标准化的扫描操作流程，包括文件的预处理、扫描参数设置、后处理等环节。确保每个步骤都符合标准和要求。同时确保扫描过程中数据的安全性和保密性。对于敏感文件，采取加密、访问控制等措施，防止档案信息泄露。

　　第三，定期进行维护及更新。后续定期备份扫描文档，以防止数据丢失，同时，定期检查档案系统的运行情况，确保系统的稳定性和安全性，并不断优化和改进档案管理流程和方法，以提高工作效率和降低成本。

　　档案数字化外包的优势有以下几方面：

　　1. 专业高效。外包商通常专注于档案数字化领域，拥有先进的扫描设备、成熟的图像处理技术和专业的操作流程。他们能够快速、准确地完成档案数字化工作，相比组织内部自行开展数字化工作，效率更高。例如，专业外包商一天可以完成数千页纸质档案的高质量扫描和初步处理，大大缩短了项目周期。

　　2. 节约成本。对于许多组织来说，自行购置档案数字化设备、软件以及培训专业人员，需要投入大量的资金和时间成本。而外包模式下，组织只需支付相对较低的外包服务费用，无需承担设备更新、人员培训等后续成本。以小型企业为例，选择外包进行档案数字化，每年可节省设备采购和维护费用数万元。

　　3. 专注核心业务。将档案数字化工作外包后，组织内部的人员可以将更多的时间和精力投入到核心业务中。比如政府部门可以将更多资源用于政策制定和公共服务，企业可以专注于产品研发、市场拓展等关键业务，提高组织的整体运营效率。

　　如何开展档案数字化外包工作?

　　1. 对数字化项目的档案内容进行调研。在开展档案数字化外包工作前，需要详细了解数字化项目档案的内容，是什么类型的档案，是哪个时期的档案，是否需要修复，档案的材质如何，采用哪个规则进行整理，扫描分辨率如何，图像文件的格式、命名、压缩、存储等等。作为一个项目进行外包，项目的经费预算有多少，招投标的形式如何，项目的实施工期有多长，如何实施，在哪里实施，如何监管，验收工作如何开展等等。

　　2. 包服务公司的选择。档案数字化外包服务是一种政府采购的委托服务形式，需要按照政府采购的流程确定外包服务公司，一般都是采取公开招投标的形式来确定选取哪家公司。在采购的时候需要对公司做出相关要求，如企业性质、企业规模、注册资金情况等方面资质条件，安全保密、技术认定、履约情况等技能实力。通过市场竞争的形式，选择资质条件最优，技能实力最强的公司来胜任外包服务项目。

　　3. 制定规章制度，严格执行落实。为保障档案实体和档案信息数据的安全，需要制定岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的规章制度。制度的生命力在于落实，作为业主的档案馆室，需要做好监督指导工作，作为承包项目的外包服务公司需要按照规定流程操作，将制度严格执行落实在各项工作环节中。

　　最后，随着信息技术的不断发展，档案数字化外包将呈现出更加智能化、专业化的趋势。人工智能、大数据等技术将被广泛应用于档案数字化领域，外包商可以利用人工智能技术实现档案的自动分类、智能检索，提高数字化工作的效率和质量。同时，市场竞争将促使外包商不断提升自身的专业水平和服务能力，为客户提供更加优质、个性化的服务。未来，档案数字化外包公司将在档案数字化进程中发挥越来越重要的作用，助力各类组织更好地管理和利用档案信息资源。