所谓档案数字化，就是把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，方便及时提供利用，而档案数字化的加工流程大体是档案调卷、整理及著录、档案扫描、影像处理、数据质检、数据挂接、文档归还、数据备份。整个过程用扫描仪和档案管理软件进行数字化加工和页面美化，既能将纸质档案转化为图像或者文本，又能展现档案的原始面貌，为了保证档案的机密性，一般采用单机设备进行档案数字化流程，并且扫描出的文档配备加密档案管理系统保存，可以使档案的查阅利用更加方便快捷。档案数字化的应用可以提高办公效率和经济效益，也有利于档案原件的保护。

　　档案数字化应在专门的区域内进行。该场地应配备专用的档案数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描或信息采集、图像或音视频处理、质量检查等工作区域。加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。

　　档案数字化所需设备包括：

　　1. 扫描设备。扫描设备是档案数字化过程中最基础且最关键的设备之一。它们能够将纸质档案转换为数字格式，方便存储和检索。根据档案的大小和特点，可以选择不同类型的扫描设备，如平板式扫描仪、卷轴式扫描仪和自动进纸式扫描仪等。此外，大幅面扫描仪，能够处理超大的档案材料，确保每一个细节都被准确捕捉。

　　2. 数据存储设备。档案数字化后，需要有合适的数据存储设备来保存和管理这些数字档案。常用的设备包括硬盘、服务器和云存储等。硬盘存储相对便宜且易于携带，适用于小规模的数字档案存储;而服务器和云存储则适用于大规模档案数字化加工服务，能够提供更高的存储容量和数据安全性。组织或企业可以选择专业的档案管理系统，获取高效、安全的云存储解决方案，确保档案数据的长期保存和便捷访问。

　　3. 图像处理设备。档案数字化后，可能需要对图像进行后续处理，以提高图像质量或方便数据检索。图像处理设备包括专业的图像处理软件和硬件设备，如图像增强器、色彩校正仪等。这些设备能够帮助去除噪点、调整亮度对比度、纠正图像畸变等，提升图像质量。图像处理软件如Photoshop和GIMP，以及光学字符识别技术软件如ABBYY FineReader，在档案数字化过程中发挥着重要作用。专业的档案数字化外包公司提供集成了这些功能的综合解决方案，帮助用户实现高效的图像处理。

　　4. 数据备份设备。为了确保档案数据的安全性和可靠性，需要进行定期的数据备份。数据备份设备可以是外部硬盘、云存储服务等，用于将数字档案的副本保存在不同的位置，以防止数据丢失或损坏。在数据备份方面，专业的档案数字化外包公司会提供先进的备份策略和工具，确保档案数据的完整性和安全性。

　　5. 其他辅助设备。除了上述主要设备外，档案数字化过程中还需要一些辅助设备，如打印机、装订机等。打印机用于打印数字化后的档案副本，装订机则用于档案的整理和装订。此外，智能页码打码机，能够高效地在档案上打印页码，提高档案管理的便捷性。

　　最后，档案数字化是一个复杂而细致的过程，需要一系列专业设备的支持。从扫描设备到数据存储、图像处理、数据备份，以及辅助设备，每一个环节都至关重要。档案数字化设备作为档案管理数字化的重要支撑，在推动档案管理现代化进程中发挥着关键作用。尽管面临一些挑战，但随着技术的不断进步和创新，档案数字化设备将不断发展完善，为档案管理工作提供更加高效、便捷、安全的服务，助力档案信息资源的充分开发和利用。