现如今，随着信息技术的飞速发展，档案管理的数字化转型已成为提升管理效率、保障信息安全、优化公共服务的关键举措。档案数字化管理通过将传统的纸质档案转化为电子化形式，实现了档案信息的高效存储、快速检索、安全共享和长期保存。

　　在信息化飞速发展的当下，传统的档案管理模式逐渐不能满足社会发展需求，显露出许多问题，主要有：

　　一、存储空间需求大。传统纸质档案需要大量的物理空间来存储，如档案室、文件柜等。这些存储设施不仅占用宝贵的办公空间，还增加了单位的运营成本。随着档案数量的不断增加，存储空间的需求也日益增长，导致档案管理的物理空间压力越来越大。

　　二、检索效率低。在传统档案管理模式下，档案信息的检索主要依赖于人工翻阅和查找。用户需要在大量的纸质文件中逐页查找所需信息，不仅耗时费力，还容易因疏忽导致信息遗漏。此外，传统档案管理缺乏高效的检索工具和系统，难以实现快速定位和精准查找，严重影响了工作效率。

　　三、易损毁和丢失。纸质档案容易受到自然因素(如火灾、水灾、虫蛀、霉变)和人为因素(如丢失、损坏)的影响。这些因素可能导致档案信息的部分或全部丢失，给档案管理带来不可挽回的损失。此外，纸质档案的保存条件要求较高，需要定期进行维护和保养，增加了管理的复杂性和成本。

　　四、信息共享困难。传统档案管理模式下，档案信息的共享主要通过纸质文件的传递和借阅来实现。这种方式不仅效率低下，还容易导致信息传递的延迟和错误。不同部门、不同地区的用户难以同时访问和利用同一份档案，严重影响了协同工作的效率。

　　五、管理成本高。传统档案管理需要大量的人力、物力和财力投入。档案的收集、整理、分类、存储、检索和维护都需要专业人员进行操作，增加了管理的人力成本。此外，档案的物理存储和维护也需要大量的资金支持，进一步提高了管理成本。

　　档案数字化管理的优势主要有以下几个方面：

　　一、提高经济效益。数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。

　　二、提高办公效率。数字化档案管理系统(也就是我们现在说的智能档案管理系统)是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，可以大大提高工作效率，提升工作人员的服务的水平和质量而且查阅起来极为方便迅速。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。

　　与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增强档案原件保护。将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

　　四、有利于档案信息的传输，实现档案信息共享。数字化档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用，为需求者提供方便快捷的档案信息服务。档案数字化能改善档案信息的传输方式，使档案的利用不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。档案信息的利用时效性和档案内在价值可以得到充分的释放和体现，可以实现档案工作价值的增值。

　　总体来说，相较于传统档案管理，电子档案管理所能够存储的内容以及信息是巨大的，它依托于计算机技术存在，其存储和调取都十分便捷，能够实现档案的高效率利用及多方共享，这是传统档案管理无法比拟的。

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