档案数字化是推动档案管理现代化、提升档案利用效率和服务水平的重要举措。所谓档案数字化，就是通过各种先进技术手段对档案进行加工，将其转换为数字化档案的过程。近年来，江苏省也积极开展档案数字化转型工作，并取得了初步成效，形成了较为完善的档案数字化管理体系和实施办法。

　　江苏档案数字化工作开展的必要性：

　　1.更便捷的管理和利用。传统的档案管理手段是通过档案目录检索到档案信息，通过库房调卷进行管理和利用档案。如果有数字化的电子目录，检索则较为容易，如果只有手工登记的纸质目录，检索的难度则成倍增加，甚至无法检索。检索到需要的档案信息，通过档号进行库房调卷，可以实现档案的管理和利用，但是效率较为低下。进行数字化扫描后，进行数据挂接，实现数字原文和档案目录的一一对应，将极大的提高档案的利用效率，减少工作人员的劳动负担。

　　2.保护纸质档案实体原件。减少纸质实体原件的利用，可以最大限度的保护纸质实体原件，避免不必要的磨损、老化，也避免原件可能出现的丢失、丢页等情况发生。

　　江苏档案数字化办法的具体内容：

　　第一，制定工作方案。

　　① 工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

　　② 建立岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的数字化工作制度。

　　③ 配备专用加工场地，档案存放、数字化前处理、著录、扫描、图像处理、质量检查等工作区域分区布置;配备必要的计算机、扫描仪、存储磁盘、档案整理加工工具;配备防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备;

　　④ 纸质档案数字化工作如需外包，应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质，指派专门人员参与外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。在项目实施过程中，从数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

　　第二，档案出库。

　　① 按照工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　② 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

　　第三，档案扫描。

　　(1)档案扫描的基本要求

　　档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

　　(2)扫描设备的选择

　　① 应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。纸张老旧、薄脆、破损的，不得使用高速扫描仪进行扫描。

　　② 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法;若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

　　③ 应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。

　　最后，江苏档案数字化工作在政策引领、数字档案馆建设、技术提升、数据安全和服务应用等方面取得了显著成效。通过不断完善政策法规、优化技术流程、加强安全管理和服务应用，江苏档案数字化工作为档案管理现代化和公共服务能力提升奠定了坚实基础。