现如今，随着信息化时代的到来，档案数字化在社会上的应用更加广泛，推进档案数字化建设势在必行。

　　推进档案数字化建设的重要性：

　　1. 改善档案管理效率，满足科学管理要求 积极改善档案管理效率，可以显著提升信息应用水平，从而改善单位组织架构，推动工作成果，这都是档案数字化建设的重要目标。在传统的档案管理模式中， 大多数管理工作都需要人工来完成，包括资料的收集、整理、分类管理等。在信息化时代背景下，通过数字化建设能够将传统的纸质资料转化为信息资源录入到计算机中，可以随时进行信息的调取，做好内容的分析与筛选，从而为便利地进行信息查询、检索提供方便，有效降低了档案管理的负担，提升了科学管理的效果。

　　2. 借助备份原件的方式强化档案保管效果借助及时备份原件的方式有助于更好满足原件管理的需要。目前，我国各机关事业单位与企业对于档案数字化建设已经有了一定程度的认识，大部分单位都采取了数字化改革模式，但是对于库房的整体管理还存在一些问题。库房条件差、老旧小的问题依然存在，不但没办法对档案管理做好保护措施的改进，同时也存在反复查阅与复印过程中的档案原件磨损等问题。另外，档案 资料使用时还会存在一些丢失、破损的风险。在原件管理过程中，可以与数字化信息进行分离，数字化信息能够高效应用且不会丢失，从而实现了强化档案保管的效果。除此之外，原件存在多种不同的存在形式，对于原件本身也具有一定的保护，可以达到分散风险的效果。

　　3. 降低不必要的成本支出，提升管理覆盖面减轻成本风险，降低不必要支出是档案数字化建设的另一个重要原则。在系统构建过程中，短期文件需要采取电子文件的方式进行管理，此时不需要采取纸质归档模式来进行管理，不但节约了资料室的管理空间，也有效降低了管理成本。实际上，除去部分重要材料需要采取纸质归档模式之外，大部分的材料都属于佐证材料，可以对关键材料采取归档管理，以此来替代大量纸质材料管理模式，有效降低支出成本。通过优化管理流程与环境能够帮助单位更好地分配档案管理资源，既可以突出关键材料的应用，也可以减轻后期管理的压力，更有利于提升管理覆盖面，满足信息化发展的客观需求。

　　推进档案数字化建设的主要内容：

　　第一，推进档案数字化，必须提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息数字化的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案数字化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

　　第二，数字化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案数字化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点就是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

　　第三，有重点地抓好数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对档案进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目标库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。