档案著录，指的是在编制档案目录时，对档案文件的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录包括著和录两个方面。

　　标引是在档案文献的加工、存贮和检索过程中，将其内容主题的自然语言转换成规范化的检索语言的过程。标引使用的是人工语言，是针对档案的内容特征而言。内容特征是指对档案主题的揭示，表现为档案的分类号、主题词、摘要等记录项。在标引中，最常用的两种标引方式就是分类标引和主题标引。从学科属性揭示信息内容就是分类标引，从主题特征揭示信息内容就是主题标引。

　　抄录是将档案文献的形式特征，如作者、时间、载体形式等照录在著录条目上。

　　抄录使用的是文献的自然语言，是针对档案的形式特征而言。形式特征，包括档案的作者、形成时间、档号、文种等不直接揭示档案主题的记录项。

　　所以，档案数字化如何著录呢?以下是档案数字化著录的具体步骤：

　　第一，著录前处理。档案著录前，对档号上存在的问题和质量不高的案卷，作一些必要的处理，尽量做到符合规范化要求，以利于著录标引工作的顺利进行。比如全宗号、案卷目录号、案卷号出现重复的要调整处理使其系统化、规范化、便于电子计算机检索;档案文件原为张号的重新编页号，原张号保留。档案文件无责任者或责任者弄错的考证后订正;文件没有目录的要补上等等。

　　第二，档案著录。档案著录是对档案文件(案卷)的内容和形式特征进行分析、选择和著录在系统里，具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要最通常的应用就是信息检索，使信息利用者能够通过信息的某些特征(如责任者、题名、归档年度等)从浩如烟海的档案中快速定位自己所需要的档案类。著录格式与标识符号要严格按《档案著录规则》进行，对档号、文件题名、责任者、形成时间、文件编号、文种等字段进行如实著录，不能遗漏。分类号、主题词按档案文件(案卷)内容特征标引著录。著录级次一般采用文件级，个别特殊的如专案材料、统计报表、会议简报等采用案卷级，与文件级同时著录。著录项目解释按统一规定执行。

　　第三，主题标引。主题标引是对档案文件进行分析，要求选用确切的检索词(从词表中选取与档案主题内容相符的检索词作为检索标识给予该档案)，正确地将自然语言转换成规范化的检索语言表达档案所论及或涉及的事物，给主题分析结果赋予检索标识，而不管被标引的档案是从哪种职能角度论述该事物。要求档案文件要一份份地进行审读和分析，要考虑利用者的检索要求，直接地、客观地反映档案文件论述的事物、对象和问题。不能单纯地依据题名进行分析，不能掺杂个人观点。主题词一般考虑主题构成的五个因素：主体因素、通用因素、位素因素、时间因素、文献因素，要充分考虑主题分析的全面性、专指性，最大限度地满足查全和查准的需要。

　　第四，分类标引。分类标引是针对档案内容的职能分工或事物性质进行标引，采用全国统一的档案检索分类号，对档案文件给予分类号标识，将每份档案归入所反映的社会职能分工或事物性质的类目。要求标引人员根据档案文件内容，依据《中国档案分类法》的原则和规定正确判定每份文件属于哪个基本大类或哪几个基本大类，要充分考虑与主题概念大体相对应的要求，尽量细分到末位类止，一般不再扩展延伸。

　　第五，严格审校。审校工作是档案著录工作的最后一道工序，是著录标引的重要环节，也是保证著录标引质量的重要措施。为了提高档案著录标引的质量，著录完一个案卷后，著录人员要对照文件互相交换校对，用集中讨论的方法，对存在问题的条目进行补充和修正。审校时要着重注意档案文件主题的提炼是否全面、准确、恰当，采用的标引方式是否合适;选词是否符合标引规则和组配规则;同类主题使用的标引词是否一致;著录的项目是否有遗漏;标引的类号是否充分、完整、准确;标引的深浅程度是否恰当等等。为使主题标引与分类标引前后一致，尤其是机关单位名称或简单的标识词更应一致。因此，要指定专人负责审校，以提高著录质量。